Автоматизация бизнеса с умом: 1С, Битрикс и AI — что выбрать и когда

С чего начать: найти настоящие узкие места

Разберите узкие места, где реально нужна автоматизация. Найдите, где человеческий фактор сильно мешает из-за большого количества ошибок. Где таблицы в Excel стали такими сложными и огромными, что программа уже начала плохо загружаться. Где денег на оплату низкоквалифицированного персонала уходит слишком много.

У фирмы 1С есть специальная компетенция для компаний-франчайзи — «Реальная автоматизация». Специалисты в ней с ходу определяют, где клиенту стоит автоматизировать свои процессы. В последнее время это очень востребованная компетенция.

Но определить узкие места мало. Важно понять: можно ли их в принципе автоматизировать? Есть ли недорогие типовые инструменты для этого? Если инструментов несколько — какой выбрать?

Начните с того, что уже есть: 1С и её возможности

Начать, разумеется, стоит с того, что у вас уже есть. Скорее всего, какая-то программа 1С уже внедрена. Если у вас более-менее крупная компания, то, вероятно, есть 1С:Бухгалтерия, возможно 1С:Зарплата и управление персоналом. Правда, для управленческой автоматизации они мало пригодны: заточены конкретно под ведение бухгалтерии и расчёт заработной платы. А дорабатывать эти программы я бы категорически не советовала: из-за изменений законодательства их часто нужно обновлять, и каждое ваше изменение будет делать это обновление всё сложнее и дороже.

Поэтому дописывать имеет смысл управленческие программы, вроде 1С:Управление торговлей или 1С:Управление нашей фирмой. Их тоже надо обновлять, но значительно реже. Некоторые компании вообще не обновляют их, а все новые требования законодательства дописывают сами — потому что обновление становится настолько дорогим, что делать его уже нет смысла.

Но я рекомендую сначала по максимуму ознакомиться с типовым функционалом вашей программы: возможно, в ней уже в стандартном варианте есть то, что нужно. Достаточно просто поставить галочку в разделе настроек.

Где 1С сильна, а где лучше выбрать другое решение

Проработав в сфере 1С больше 10 лет, я считаю, что это замечательная программа для ведения учёта: бухгалтерского, торгового, производственного. Но есть задачи, где 1С откровенно слаба.

Например, я бы не ставила 1С на кассовый терминал: она слишком сложная и медленная для этого. Не устанавливала бы в ресторане. Есть, конечно, Трактиръ от СофтБаланса, но iiko и R-Keeper будут более уместными — их разработчики сконцентрированы непосредственно на ресторанном бизнесе и учитывают больше нюансов. Решения для складов и транспортной логистики тоже, возможно, лучше взять от более специализированных компаний. Хотя в целом 1С:Управление автотранспортом и 1С:WMS Логистика неплохие и легко интегрируются с 1С:ERP. Если у вас небольшой склад и пара машин, то складского и транспортного блока в 1С:Управление торговлей вполне хватит.

Битрикс 24: когда нужна гибкая CRM и управление проектами

Для автоматизации работы менеджеров — именно в части взаимодействия с клиентами, а не оформления отгрузочных документов — я бы рекомендовала Битрикс 24. Я изучала и внедряла CRM-решения от 1С, но честно: они даже близко не стояли с гибкостью Битрикс 24.

В Битрикс 24 можно настроить практически любые бизнес-процессы, автоматизировать любое действие менеджера: назначить задачи, отправить уведомления и письма при определённых условиях, сменить ответственного и передать работу в другой отдел, добавить наблюдателей, изменить саму сделку или не дать продвинуть её по воронке, если не заполнены определённые поля. И всё это без строчки кода. В 1С всё значительно сложнее, и писать код придётся — много и дорого. В Битрикс 24 достаточно консультанта, который всё это довольно быстро настроит.

Это звучит замечательно, если у вас 1С для бухгалтерии, а весь учёт в Битрикс 24. Но обычно это не так — есть 1С для склада и отгрузок. И тут уже стоит подумать об интеграции: чтобы отгрузки уходили в 1С, а товары с остатками по складам — в Битрикс 24. Если у вас достаточно свежая 1С, особых проблем с этим не будет: есть типовые интеграции, которые позволят практически бесшовно работать в обеих программах.

Если вы занимаетесь оказанием услуг, у вас есть проектная деятельность или вы организуете мероприятия — Битрикс 24 будет значительно удобнее отдельной CRM. У него есть серьёзная и невероятно удобная система постановки задач и управления проектами. А с помощью функционала смарт-процессов можно автоматизировать практически любую деятельность. Например, за час можно сделать неплохой блок для автоматизации сервисной компании, занимающейся ремонтом техники.

Когда готовые решения не подходят: кейс с AI и сопоставлением номенклатуры

Иногда — пусть и нечасто — возникают ситуации, когда вашу задачу сложно решить с помощью готовых решений. Или решения есть, но работают не совсем так, как нужно, а доработка невозможна.

Недавно я столкнулась именно с такой ситуацией. У клиента 8 офис-менеджеров были заняты тем, что вручную вбивали в 1С заявки от клиентов. Некоторые заявки содержали по 100 позиций, сформулированных и оформленных как угодно. Встроенные средства сопоставления номенклатуры с такими заявками справиться не могли. Было ощущение, что с заявкой может справиться либо человек, либо искусственный интеллект.

Идея использовать для этой задачи AI показалась перспективной. Я написала с нуля приложение, в котором GPT от OpenAI сначала распознаёт позиции заказа (где сама позиция, где её количество, где описание), затем с помощью фильтрации подбираются наиболее подходящие позиции и снова отправляются в GPT, который сопоставляет их с номенклатурой заказчика. Затем результат одной кнопкой копируется в 1С и вставляется в заказ покупателя. Всё. Легко, удобно — и 8 человек можно переключить на более полезную работу.

AI в автоматизации: быстрее, дешевле, но всё равно с умом

Теперь, когда есть искусственный интеллект, он не только помогает автоматизировать то, что раньше казалось возможным доверить лишь человеку, но и позволяет разработать программу даже с небольшим бюджетом. Больше не нужно нанимать команду разработчиков, которая потратит год на разработку решения: один специалист справляется за пару месяцев, и это в разы дешевле.

При этом качество не должно страдать — тестирование и проверка на уязвимости остаются обязательным этапом, который проводит живой специалист. AI хорошо помогает на этапе разработки, но финальную проверку человек делает сам.

Так что если вы решили автоматизировать бизнес — это не значит огромные затраты времени и денег. Возможно, всё будет гораздо проще. Стоит только попробовать!

Об услуге Разработка сайтов на Битрикс